PERSONAL MANAGER

Digitalisierung im Personal-Management

Die Z-Systems GmbH ist seit vielen Jahren ein führender Dienstleister im Bereich der Strukturierung und Digitalisierung von Personal-Prozessen sowie Experte für innovative Vergütungssysteme. Aus dieser umfänglichen Erfahrung wurde in 2016 ein neues Produkt als Nachfolger der bekannten optiVU on-premise-Software entwickelt: der optiVU PERSONAL MANAGER.

Personal-Management 4.0

Funktionen

Die Basis von optiVU bildet der PERSONAL MANAGER. Dieser beinhaltet zahlreiche innovative Funktionen für die intuitive Steuerung sämtlicher HR-Themen in einem Unternehmen und verbindet die bestehenden Systeme. OptiVU kann hier als Schnittstelle der verschiedenen Systeme verstanden werden.

Firmen / Standorte

  • Firmen und Standorte können intuitiv angelegt und bearbeitet werden
  • Zahlreiche Funktionen stehen zur Verfügung um sämtliche erforderliche Voreinstellungen vornehmen zu können, die in der späteren Bearbeitung den Prozess stark vereinfachen
  • Firmendaten können vollständig hinterlegt werden und bilden die Basis für sämtliche Mitarbeiter-Daten: Arbeitsverträge, Entfernungs-Berechnungen etc.
  • Sämtliche Lohnarten werden in optiVU hinterlegt: diese werden identisch zum Lohnprogramm mit entsprechenden Einstellungen versehen: hinzu können Erinnerungen hinterlegt werden, die z. B. bei einer Internetpauschale an die Bereitstellung des Mitarbeiter-Nachweises erinnern
  • Alle bestehenden Personalgruppen und Tätigkeiten können strukturiert hinterlegt werden: dies vereinfacht sämtliche Folge-Prozesse bei Neueinstellungen, Arbeitszeitveränderungen, Vorgaben, Unterweisungen, Mindestlohn etc.
  • Alle Dokument-Arten können definiert werden: mit dieser Funktion lassen sich auch unternehmensspezifische Dokumente bereitstellen
  • Verschiedene Projekte können zudem angelegt werden
  • Diverse Erinnerungen können zentral spezifiziert und dynamisch festgelegt werden: so können beispielsweise automatisiert Geburtstagserinnerungen oder Hinweise zu erforderlichen Tätigkeiten und/oder Unterweisungen per E-Mail und im System-Dashboard ausgespielt werden (Modul Unterweisungs Manager erforderlich)

Bewerber- und Mitarbeiter-Management

  • Bewerber- und Mitarbeiter-Daten können aus Recruiting-Systemen übernommen oder manuell eingegeben werden
  • Diverse innovative Validierungs-Funktionen erleichtern die Eingabe der Daten und sorgen für eine Minimierung von Eingabe- oder Übernahme-Fehlern
  • Die dynamische Zuweisung von auswählbaren Personal-Kategorien-, -Gruppen und Tätigkeiten sorgen für eine deutliche Erleichterung von Folge-Prozessen
  • Die automatische Generierung von Dokumenten (Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen etc.) sowie die intuitive Stammdaten-Eingabeoberfläche verhelfen dazu, dass administrative Arbeiten am jeweiligen Unternehmens-Standort oder vom Mitarbeiter selbst vorgenommen werden können
  • Die digitale Personalakte umfasst sämtliche Mitarbeiter-Daten
  • Stammdaten, Dokumente, Vergütungs- und Berechnungs-Informationen sowie die komplette Historie der Veränderungen von Bewegungsdaten
  • Individuelle Workflows verhelfen zu Sicherheit und Schnelligkeit bei der Mitarbeiter-Einstellung sowie Durchführung von Datenänderungen
  • Einmalzahlungen, Sonderzahlungen und Prämien können im System beantragt und freigegeben werden

Dokumenten-Management

  • Unterschiedliche Dokument-Kategorien und -Typen werden strukturiert innerhalb der Personalakte - abhängig der Personalgruppen-Struktur bereitgestellt
  • Vorlagen können individuell hinterlegt werden, um firmenspezifische Dokumente automatisiert oder manuell generieren zu können (z. B. Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen etc.)
  • Zahlreiche Funktionen stehen zur Überwachung zur Verfügung, so dass erforderliche Dokumente zur richtigen Zeit dem Mitarbeiter ausgehändigt und/oder unterzeichnet abgelegt werden können: minimieren Sie somit das Risiko eines Organisations-Verschuldens

Berechtigungs- und Genehmigungs-Management

  • Zur optimialen Steuerung der Personal-Prozesse, stehen grundlegende Benutzer-Gruppen und Berechtigungen zur Verfügung
  • Vom vollen Zugriff als Geschäftsführer mit zahlreichen Auswertungen und Übersichten, über einen Zugang für die Personalabteilung bis hin zur Führungskraft einzelner Teilbereiche, dem Steuerberater oder Lohnabrechner / Lohnoptimierer bis hin zum Fachbereich (z. B. Arbeitssicherheit: ohne Zugriff auf Informationen-Informationen) und dem jeweiligen Mitarbeiter bietet der PERSONAL MANAGER den passenden Zugang

Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung

  • Auf Basis der innerhalb der Firmen-Daten festgelegten Lohnarten und Einstellungen, können Lohn- und Gehaltsabrechnungen umfänglich und steuerrechtlich korrekt vorbereitet und durchgeführt werden
  • Die Erfassung aller lohnrelevanten Vorgänge ist hierbei möglich
  • Die Automatisierte oder Teil-automatisierte Datenübergabe an das individuelle Lohnabrechnungsprogramm ist hierbei möglich, um Medienbrüche zu vermeiden

Analysen und Auswertungen

  • Zahlreiche Auswertungen und Analysen werden für sämtliche strategische Organisationsbereiche zum Download - je nach Berechtigungsgruppe angeboten (z. B. Buchungslisten, FTE-Tracking-Listen, Status-Reports, Weiterbildungs-Übersichten, Auswertungen der Status von Unterweisungen, Personal-Budgetierung auf Monats- oder Jahres-Ebene)
  • Offene Schnittstellen sorgen für die Möglichkeit der Übergabe der Daten an BI-Systeme
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Ihre maßgeschneiderte Lösung

  • Standort-Verwaltung und Personal-Management, Individuelle Berechtigungen
  • Payroll-Basic und Digitale Personalakte, Dokumentenmanagement und Musterdokumente
  • Prozess- & Workflow-Engine und Kommunikations-Management
  • Wiki / Wissensdatenbank, Analysen & Auswertungen