PERSONAL MANAGER
Digitalisierung im Personal-Management
Die Z-Systems GmbH ist seit vielen Jahren ein führender Dienstleister im Bereich der Strukturierung und Digitalisierung von Personal-Prozessen sowie Experte für innovative Vergütungssysteme. Aus dieser umfänglichen Erfahrung wurde in 2016 ein neues Produkt als Nachfolger der bekannten optiVU on-premise-Software entwickelt: der optiVU PERSONAL MANAGER.
Personal-Management 4.0
Funktionen
Die Basis von optiVU bildet der PERSONAL MANAGER. Dieser beinhaltet zahlreiche innovative Funktionen für die intuitive Steuerung sämtlicher HR-Themen in einem Unternehmen und verbindet die bestehenden Systeme. OptiVU kann hier als Schnittstelle der verschiedenen Systeme verstanden werden.
Firmen / Standorte
- Firmen und Standorte können intuitiv angelegt und bearbeitet werden
- Zahlreiche Funktionen stehen zur Verfügung um sämtliche erforderliche Voreinstellungen vornehmen zu können, die in der späteren Bearbeitung den Prozess stark vereinfachen
- Firmendaten können vollständig hinterlegt werden und bilden die Basis für sämtliche Mitarbeiter-Daten: Arbeitsverträge, Entfernungs-Berechnungen etc.
- Sämtliche Lohnarten werden in optiVU hinterlegt: diese werden identisch zum Lohnprogramm mit entsprechenden Einstellungen versehen: hinzu können Erinnerungen hinterlegt werden, die z. B. bei einer Internetpauschale an die Bereitstellung des Mitarbeiter-Nachweises erinnern
- Alle bestehenden Personalgruppen und Tätigkeiten können strukturiert hinterlegt werden: dies vereinfacht sämtliche Folge-Prozesse bei Neueinstellungen, Arbeitszeitveränderungen, Vorgaben, Unterweisungen, Mindestlohn etc.
- Alle Dokument-Arten können definiert werden: mit dieser Funktion lassen sich auch unternehmensspezifische Dokumente bereitstellen
- Verschiedene Projekte können zudem angelegt werden
- Diverse Erinnerungen können zentral spezifiziert und dynamisch festgelegt werden: so können beispielsweise automatisiert Geburtstagserinnerungen oder Hinweise zu erforderlichen Tätigkeiten und/oder Unterweisungen per E-Mail und im System-Dashboard ausgespielt werden (Modul Unterweisungs Manager erforderlich)
Bewerber- und Mitarbeiter-Management
- Bewerber- und Mitarbeiter-Daten können aus Recruiting-Systemen übernommen oder manuell eingegeben werden
- Diverse innovative Validierungs-Funktionen erleichtern die Eingabe der Daten und sorgen für eine Minimierung von Eingabe- oder Übernahme-Fehlern
- Die dynamische Zuweisung von auswählbaren Personal-Kategorien-, -Gruppen und Tätigkeiten sorgen für eine deutliche Erleichterung von Folge-Prozessen
- Die automatische Generierung von Dokumenten (Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen etc.) sowie die intuitive Stammdaten-Eingabeoberfläche verhelfen dazu, dass administrative Arbeiten am jeweiligen Unternehmens-Standort oder vom Mitarbeiter selbst vorgenommen werden können
- Die digitale Personalakte umfasst sämtliche Mitarbeiter-Daten
- Stammdaten, Dokumente, Vergütungs- und Berechnungs-Informationen sowie die komplette Historie der Veränderungen von Bewegungsdaten
- Individuelle Workflows verhelfen zu Sicherheit und Schnelligkeit bei der Mitarbeiter-Einstellung sowie Durchführung von Datenänderungen
- Einmalzahlungen, Sonderzahlungen und Prämien können im System beantragt und freigegeben werden
Dokumenten-Management
- Unterschiedliche Dokument-Kategorien und -Typen werden strukturiert innerhalb der Personalakte - abhängig der Personalgruppen-Struktur bereitgestellt
- Vorlagen können individuell hinterlegt werden, um firmenspezifische Dokumente automatisiert oder manuell generieren zu können (z. B. Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen etc.)
- Zahlreiche Funktionen stehen zur Überwachung zur Verfügung, so dass erforderliche Dokumente zur richtigen Zeit dem Mitarbeiter ausgehändigt und/oder unterzeichnet abgelegt werden können: minimieren Sie somit das Risiko eines Organisations-Verschuldens
Berechtigungs- und Genehmigungs-Management
- Zur optimialen Steuerung der Personal-Prozesse, stehen grundlegende Benutzer-Gruppen und Berechtigungen zur Verfügung
- Vom vollen Zugriff als Geschäftsführer mit zahlreichen Auswertungen und Übersichten, über einen Zugang für die Personalabteilung bis hin zur Führungskraft einzelner Teilbereiche, dem Steuerberater oder Lohnabrechner / Lohnoptimierer bis hin zum Fachbereich (z. B. Arbeitssicherheit: ohne Zugriff auf Informationen-Informationen) und dem jeweiligen Mitarbeiter bietet der PERSONAL MANAGER den passenden Zugang
Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Auf Basis der innerhalb der Firmen-Daten festgelegten Lohnarten und Einstellungen, können Lohn- und Gehaltsabrechnungen umfänglich und steuerrechtlich korrekt vorbereitet und durchgeführt werden
- Die Erfassung aller lohnrelevanten Vorgänge ist hierbei möglich
- Die Automatisierte oder Teil-automatisierte Datenübergabe an das individuelle Lohnabrechnungsprogramm ist hierbei möglich, um Medienbrüche zu vermeiden
Analysen und Auswertungen
- Zahlreiche Auswertungen und Analysen werden für sämtliche strategische Organisationsbereiche zum Download - je nach Berechtigungsgruppe angeboten (z. B. Buchungslisten, FTE-Tracking-Listen, Status-Reports, Weiterbildungs-Übersichten, Auswertungen der Status von Unterweisungen, Personal-Budgetierung auf Monats- oder Jahres-Ebene)
- Offene Schnittstellen sorgen für die Möglichkeit der Übergabe der Daten an BI-Systeme

Ihre maßgeschneiderte Lösung
- Standort-Verwaltung und Personal-Management, Individuelle Berechtigungen
- Payroll-Basic und Digitale Personalakte, Dokumentenmanagement und Musterdokumente
- Prozess- & Workflow-Engine und Kommunikations-Management
- Wiki / Wissensdatenbank, Analysen & Auswertungen