Herausforderungen & Lösungen im Dokumenten-Management

Im Personal-Management begegnet uns immer wieder die Herausforderung der zentralen und übergreifenden Ablage sämtlicher Daten und Dokumenten zum jeweiligen Mitarbeiter. Häufig werden diese Daten in zahlreichen Systemen, unabhängig voneinander gepflegt und aktualisiert. Dokumente für die Payroll werden zumeist separat von erforderlichen Nachweisen und Unterweisungen vorgehalten. Somit erhält die Personalabteilung sowie die Geschäftsführung häufig keine objektive und übersichtliche Steuerungsgrundlage. Dies gehört durch den Einsatz von optiVU der Vergangenheit an!

Herausforderung: Dokumenten-Management

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Fehlenden oder unvollständige Unterlagen und Zugänge

Dem Unternehmen ist Personalbindung wichtig und so werden neue Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag stets kollegial empfangen. Hierbei werden Einarbeitungs-Checklisten durch entsprechende Kollegen ausgehändigt sowie erste Unterweisungen vorgenommen. Erforderliche Daten und Informationen werden sukzessive an die Personalabteilung oder den Steuerberater übergeben (Personalbogen etc.). Zudem wird entsprechend benötigtes Arbeitsmaterial übergeben, so dass die Einarbeitung rasch beginnen kann.

Herausforderungen:

  • Häufig unvollständige Arbeitsunterlagen und Systemzugänge – somit kurzfristige, ungeplante Zuarbeit entsprechender Fachbereiche erforderlich
  • Checklisten werden manuell ausgedruckt und teils unvollständig übergeben. Die vollständige Einarbeitung und Nachhaltung ist hierbei aufwändig und fehleranfällig
  • Notwendige Unterlagen für die Personalabrechnung werden zumeist unvollständig übermittelt: häufige Rückfragen und Erinnerungen erschweren den Prozess

Lösung: Der optiVU Personal-Manager mit Hinweis- und Unterweisungs-Manager

Alles im Blick zur richtigen Zeit

Auf die Inhalte der Einarbeitungs-Checklisten sowie sämtliche, für die jeweilige Position entsprechende Unterweisungen werden vom System im jeweiligen Turnus hingewiesen. Die erfolgte Durchführung wird innerhalb einer intuitiven Oberfläche bestätigt sowie Nachweise bereitgestellt..

  • Vollständige Arbeitsunterlagen und Systemzugänge durch automatische Benutzeranträge sobald der Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters unterzeichnet wird
  • Checklisten und Unterweisungs-Unterlagen werden digital bereitgestellt: das System sendet Benachrichtigungen zur Erinnerung. Die vollständige Einarbeitung und Nachhaltung ist hierbei übersichtlich und intuitiv gelöst
  • Notwendige Unterlagen für die Personalabrechnung werden vollständig und pünktlich im System hinterlegt: Fragestellungen gegenüber der Personalabrechnung können minimiert werden

Automatische Generierung von Verträgen und Checklisten

  • Integriertes Dashboard

  • Automatisierte Ereignis-Kontrolle

  • Integrierte Personalgruppen-Steuerung

  • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit

  • Qualitätsmanagement

  • Weiterbildungen

  • Einbindung von Wiki-Inhalten

  • E-Learning-Verknüpfung

  • Hinweis-Management

  • Reports

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Ihre maßgeschneiderte Lösung

  • Integriertes Dashboard, automatisierte Ereignis-Kontrolle sowie integrierte Personalgruppen-Steuerung
  • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit, Qualitätsmanagement, Weiterbildungen
  • Einbindung von Wiki-Inhalten, E-Learning-Verknüpfung
  • Hinweis-Management, Reports